Voilà que l’année se termine. Vous souhaitez fêter cela autour d’un repas de fin d’année avec tous les collaborateurs dans la dynamique des fêtes. La réussite de cet événement nécessite de nombreuses réflexions en amont que cet article va vous présenter. En effet, il est primordial de définir des objectifs précis, les moyens à disposition, les considérations logistiques et de proposer un menu et une ambiance aux petits oignons.

Définir les objectifs attendus par ce repas

La première question à vous poser, c’est « pourquoi organiser ce repas de fin d’année ? » Quels sont les objectifs pour l’entreprise, pour les collaborateurs et pour vous ?

Cette liste d’objectifs est un socle de réflexion afin de faire parler au mieux votre imagination pour organiser un repas de fin d’année des plus réussis. Ils vont permettre notamment de définir le lieu, la date, les invités, le menu, et les animations à organiser.

Dans tous les cas, organiser un repas de fin d’année entre collègues va permettre de véhiculer une bonne ambiance dans l’entreprise et de souder les relations pour créer un nouvel élan en perspective de la nouvelle année.

Définir le budget global

Dans les repas d’entreprise comme dans la vie, il y a ce que l’on souhaite faire et ce que l’on peut faire. Pour autant, il n’y a pas besoin de disposer de la fortune d’Elon Musk pour organiser un repas d’entreprise mémorable. Tout est une question de budgétisation. C’est le deuxième socle de réflexion. Fixez un budget sous forme d’intervalle afin de pouvoir réfléchir convenablement sur le champ des possibles et de choisir les bons prestataires pour le menu et la salle.

Faites une liste de tous les éléments qui ont un coût : le menu, la location de la salle, l’animation, les décorations, etc. N’ayez pas la folie des grandeurs, mais tout le monde doit s’y retrouver. Tout est une question d’équilibre.

Choisir une date qui convient aux collaborateurs

Inviter les collaborateurs, c’est bien. Que ces collaborateurs puissent venir, c’est encore mieux, d’où l’importance de la date. Organisez-vous donc pour que cette date convienne au plus grand nombre d’invités.

De plus, évitez d’organiser votre repas d’entreprise de fin d’année en période de vacances scolaires ou en week-end. Ces périodes ont de fortes chances d’être dédiés à des moments en famille.

Choisir un lieu chaleureux et authentique pour votre repas de fin d’année

Ici, vous allez pouvoir déballer votre imagination débordante pour notamment réfléchir au lieu. N’oubliez pas de vous y prendre très tôt car les réservations sont souvent bouclées des mois à l’avance. Pour trouver ce lieu idéal, il doit répondre à ces exigences :

  • L’atmosphère dégagée doit être en accord avec les objectifs, votre sensibilité et celle des invités : par exemple, si vous avez l’intention de faire un discours, optez pour une salle avec une bonne acoustique et avec une estrade ;
  • La capacité d’accueil doit être en adéquation avec le nombre d’invités ;
  • Le lieu doit permettre d’organiser le type de repas désiré.

À partir de cela, tout est possible. Vous pouvez même aller jusqu’à privatiser un théâtre, un cabaret, une piscine, etc. Par la suite, si vous hésitez entre plusieurs lieux, d’autres éléments vont faire pencher la balance : la proximité de la salle et le coût.

Choisir un menu soigné et adapté à vos collaborateurs pour votre repas d’entreprise

La qualité du menu est un vecteur de réussite de votre repas d’entreprise de fin d’année. Ici, il y a deux mots d’ordre. D’une part, il y a le choix du menu en adéquation avec les objectifs de l’événement et aux goûts de chacun. Vous pouvez opter pour un repas assis ou debout, un apéritif debout puis un repas assis, un repas type paella pour plus de convivialité, un simple cocktail, un afterwork, etc.

D’autre part, il y a le choix du prestataire. Si vous avez déjà des idées en tête, partez à la recherche des prestataires qui offrent ces services. Par la suite, comparez les budgets. Inversement, si vous êtes dans le flou, feuilletez l’ensemble des propositions des prestataires du coin.

Aviver le repas de fin d’année avec des animations

La fin d’année est une période de fête et d’accomplissement avant le renouveau. C’est pourquoi, intégrer des animations dans le sens des objectifs de l’événement est important. Là encore, les possibilités sont immenses. Vous pouvez intégrer une animation musicale avec un DJ, un chanteur ou simplement avec une machine à karaoké. Vous pouvez aussi installer un coin jeu, ou encore des quiz après le repas. Vous pouvez aussi combiner repas et animation en optant pour des animations culinaires comme des « show culinaire », des bars à bonbons, etc.

Enfin, vous pouvez rester plus classique en intégrant une animation simple mais efficace de fin de repas. Par exemple, un discours bien ficelé avec des petits gestes sincères pour récompenser chacun des membres de l’entreprise fera forcément mouche.

Mettre en place une communication efficace

Une dernière étape est primordiale : la communication. Premièrement, essayez de vous y prendre le plus tôt possible pour que les invités puissent s’organiser. Donnez l’heure, le lieu, les modalités d’accès et toute autre information nécessaire. Demandez surtout une confirmation rapide pour vous organiser, car le nombre d’invités est nécessaire pour la location de la salle et le menu.

Deuxièmement, pour la forme de la communication, il y a les possibilités mail et papier. Vous pouvez aussi utiliser une plateforme d’agenda. Proposez diverses dates et chaque collaborateur pourra cocher ses disponibilités. Il y a les réseaux sociaux qui permettent aussi de créer des événements collectifs avec rappel et confirmation de présence.

Enfin, mettez aussi des affiches dans l’entreprise ou quelques petits mots sur le bureau de certains qui n’auraient toujours pas donné de réponse alors que la date approche.

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