L’organisation d’un séminaire à Toulouse n’est pas une mince affaire, surtout pour les grandes entreprises. Il est souvent nécessaire de s’y prendre bien à l’avance afin de tout planifier dans de bonnes conditions. Toulouse est une grande ville qui s’étale sur la carte, et si vous travaillez en périphérie, la question des déplacements depuis les locaux de votre entreprise est à anticiper. De Labège à Colomiers, ou de L’Union à Tournefeuille, le temps de trajet risque d’être long. La réservation d’une salle ou d’un lieu de réception géographiquement proche dans la ville rose auprès d’un organisme dédié est donc à prévoir à l’avance. Notre équipe Sporting Works vous donne quelques conseils pour un séminaire réussi !

En savoir plus sur les séminaires d’entreprise chez Sporting Works.

Définir les objectifs attendus de votre séminaire

Afin d’organiser un séminaire en amont, la première étape est toujours de définir un objectif clair. Que souhaitez-vous accomplir avec votre séminaire ? Souhaitez-vous en profiter pour faire de la formation professionnelle ? Ou bien préférez-vous dédier cet évènement à des activités plus détendues pour développer l’esprit d’équipe au sein de votre entreprise ? Le choix du thème et des activités de votre séminaire découlera naturellement de vos objectifs.

Faites le point sur vos besoins logistiques

Définissez ensuite clairement vos besoins logistiques, en fonction du nombre de personnes à prendre en charge et du planning d’activités de votre séminaire. Prenez le temps d’échanger avec vos prestataires et de repérer le terrain afin de louer des locaux qui répondent entièrement à vos besoins. Faites le calcul et anticipez toutes les dépenses afin de ne pas exploser votre budget. Regardez aussi attentivement les possibilités d’aménagement des salles de séminaires, car certaines salles (chez Sporting Works par exemple) sont modulables et peuvent accueillir jusqu’à 100 personnes.

Informez vos collaborateurs

Pensez aussi à communiquer sur votre séminaire et à prévenir vos équipes à l’avance, afin de leur permettre de s’organiser en amont. C’est d’autant plus nécessaire si votre séminaire prévoit de déborder en dehors du temps de travail, avec une nuit à l’hôtel ou des activités en fin de journée.

Préparez et vérifiez l’organisation de votre séminaire à Toulouse

A mesure que la date de votre séminaire approche, il est important de bien vous préparer afin d’éviter tout stress le jour de l’évènement, aussi bien pour vous que pour vos collaborateurs.

Si vous vous préparez à animer votre séminaire vous-même, n’oubliez pas de réviser jusqu’à maîtriser parfaitement le sujet de votre présentation. Une animation fluide permettra de briser la glace plus facilement et de créer une ambiance plus détendue.

Nous profitons globalement d’une météo clémente à Toulouse tout au long de l’année, mais si vous avez prévu des activités en extérieur, c’est aussi un point important à vérifier.

N’hésitez pas à communiquer en interne sur le séminaire

Au fil des semaines, pensez à communiquer en interne à propos de votre séminaire. Assurez-vous d’être clair au sujet de la date et de la destination, et rassurez vos employés au sujet des activités et le planning. En plus de proposer un teasing de l’évènement, une newsletter dédiée est aussi l’occasion de faire vivre la communication interne de votre entreprise et d’alimenter les discussions au sein des équipes.

Au cours de la semaine précédant l’évènement, prenez le temps de faire le point sur vos objectifs, et effectuez une relecture de votre planning d’activité afin d’identifier les derniers points d’incertitude à éclaircir.

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