Sporting Works, l’endroit idéal pour vos congrès

Vous prévoyez d’organiser un congrès à Toulouse ? Ce type d’évènement professionnel est l’occasion de réunir des spécialistes de divers secteurs (économie, sciences, industrie ou technologie) afin de débattre sur un sujet précis.

Les congrès qui accueillent un certain nombre de participants demandent par conséquent une organisation rigoureuse. Il faut donc prendre en compte plusieurs critères tels que le choix des espaces, la capacité d’accueil, les prestations et formules proposées. Chez Sporting Works, nous faisons en sorte de répondre à tous ces critères pour optimiser la réussite de vos congrès.

Pourquoi réserver une salle de congrès chez Sporting Works ?

Que vos congrès durent quelques heures, une journée ou plusieurs jours, Sporting Works à Toulouse met à votre disposition ses différents espaces adaptés à votre demande, et selon le nombre de vos participants.

Notre équipe s’occupe de tous les détails pour la réussite de votre congrès : location et privatisation des salles, logistique, aspects techniques, restauration, hébergement sur place, mise à disposition d’un parking gratuit.

Questions / réponses sur les salles de congrès

Pourquoi organiser un congrès à Toulouse ?

Selon le classement ICCA (International Congress and Convention Association), Toulouse est la 4ème meilleure ville française pour organiser un congrès international.

La capitale de l’aéronautique et du spatial possède en effet des atouts de taille, parmi lesquels 163 centres de recherche et développement, un réseau universitaire conséquent et plusieurs pôles d’innovation.

Sur quels critères se baser pour l’organisation d’un congrès ?

Le budget

Selon le nombre de participants et la durée du congrès, le budget de votre évènement peut sensiblement changer. C’est pourquoi il est important d’établir un devis avant de réserver chez un prestataire. Cela vous évitera bien des mauvaises surprises.

Le programme

Se renseigner sur le programme est fondamental si vous souhaitez organiser un congrès. N’hésitez pas à demander quelles types de prestations sont proposées pendant la journée et quels sont les créneaux horaires dédiés à l’accueil, aux pauses, aux repas etc.

Le lieu

L’emplacement de l’établissement qui accueille votre congrès est primordial. En effet, les congrès sont souvent l’occasion de réunir des participants et intervenants de villes différentes et même parfois de l’étranger.

Il est donc important de choisir un endroit facile d’accès depuis l’aéroport ou la gare, mais aussi à proximité des principaux axes routiers.

La restauration

Le point restauration est un élément clé lors d’un congrès. Le mieux étant de choisir un lieu qui propose un service de restauration sur place pour le côté pratique. Vous devez vous renseigner sur les formules et les types de menus proposés, et si des repas spéciaux peuvent être prévus en cas d’allergie par exemple.

Chez Sporting Works, nous mettons à votre disposition des formules spécialement conçus dans le cadre de vos congrès. Elles sont personnalisables selon vos besoins (intolérances, régimes spéciaux…).

L’hébergement

Si votre congrès dure plusieurs jours, il convient de regarder si le lieu d’accueil bénéficie d’un hôtel sur place ou à proximité pour héberger les participants. Renseignez-vous sur les services proposés tels que la capacité d’accueil, si l’hôtel bénéficie d’un service de bagagerie ou encore d’un parking.

Quels éléments prendre en compte pour louer une salle de congrès ?

L’aménagement

Une salle de congrès peut être aménagée de différentes façons selon la nature de votre congrès. Selon le nombre de participants et vos attentes, plusieurs configurations de salles sont disponibles , parmi lesquelles :

  • Configuration en U
  • Configuration théâtre
  • Configuration en classe

Veillez à choisir des salles qui puissent être modulables et privatisables pour le confort de chacun.

Les équipements

Pour vous assurer du bon déroulement de votre congrès, renseignez-vous sur les équipements des salles. Il est primordial que celles-ci disposent d’un bon son et d’un système de projection performant (écran suffisamment grand, visibilité…).

En savoir plus

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M.Mme

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